CAPITULO 6
ORGANIZACIÓN DE LOS DATOS EN UN ENTORNO DE ARCHIVOS TRADICIONAL
Términos y conceptos de organización de archivos
Un sistema computacional organiza
los datos en una jerarquía, la cual empieza con el bit, que representa 0 o 1.
Los bits se pueden agrupar para formar un byte que representa un carácter,
número o símbolo. Los bytes se pueden agrupar para formar un campo, y los
campos relacionados para constituir un registro. Los registros relacionados se
pueden reunir para crear un archivo, y los archivos relacionados se pueden
organizar en una base de datos.
Problemas con el entorno de archivos tradicional
El uso de una metodología
tradicional para el procesamiento de archivos impulsa a cada área funcional en
una corporación a desarrollar aplicaciones especializadas. Cada aplicación
requiere un archivo de datos único que probablemente sea un subconjunto del
archivo maestro. Estos subconjuntos producen redundancia e inconsistencia en
los datos, inflexibilidad en el procesamiento y desperdicio de los recursos de
almacenamiento .Los problemas resultantes son:
- La redundancia e inconsistencia de los datos
- La dependencia programa-datos
- La inflexibilidad
- La seguridad defectuosa de los datos
- La incapacidad de compartir datos entre aplicaciones.
METODOLOGÍA DE LAS BASES DE DATOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE DATOS
Una definición más rigurosa de
una base de datos es la de una colección de datos organizados para dar servicio
a muchas aplicaciones de manera eficiente, al centralizar los datos y controlar
los que son redundantes
Sistemas de administración de bases de datos
Un Sistema de Administración de
Bases de Datos (DBMS)es software que permite a una organización centralizar los
datos, administrarlos en forma eficiente y proveer acceso a los datos
almacenados mediante programas de aplicación.
Un DBMS incluye capacidades y
herramientas para organizar, administrar y acceder a los datos en la base de
datos. Las más importantes son: su lenguaje de definición de datos, el
diccionario de datos y el lenguaje de manipulación de datos.
Los DBMS tienen una capacidad de
definición de datos para especificar la estructura del contenido de la base de
datos. Podría usarse para crear tablas de bases de datos y definir las
características de los campos en cada tabla. Esta información sobre la base de
datos se puede documentar en un diccionario de datos, el cual es un archivo
automatizado o manual que almacena las definiciones de los elementos de datos y
sus características
Diseño de bases de datos
Para crear una base de datos hay
que comprender las relaciones entre la información, el tipo de datos que se
mantendrán en la base, cómo se utilizarán y la forma en que tendrá que cambiar
la organización para administrarlos desde una perspectiva a nivel de toda la
compañía. La base de datos requiere tanto un diseño conceptual como uno físico.
El diseño conceptual o lógico de la base de datos es un modelo abstracto de
ésta desde una perspectiva de negocios, mientras que el diseño físico muestra
la verdadera disposición de la base de datos en los dispositivos de
almacenamiento de acceso directo.
USO DE BASES DE DATOS PARA MEJORAR EL DESEMPEÑO DE NEGOCIOS Y LA TOMA DE DECISIONES
Las empresas utilizan sus bases de
datos para llevar el registro de las transacciones básicas, como pagar a los
proveedores, procesar pedidos, llevar el registro de los clientes y pagar a los
empleados. Pero también se necesitan bases de datos para proveer información
que ayude a la compañía a operar sus negocios con más eficiencia, y ayudar a
los gerentes y empleados a tomar mejores decisiones. Si una compañía desea
saber cuál producto es el más popular o quién es su cliente más rentable, la
respuesta radica en los datos.
Almacenes de datos
Un almacén de datos es una base
de datos que almacena la información actual e histórica de interés potencial
para los encargados de tomar decisiones en la compañía. Los datos se originan
en muchos sistemas de transacciones operacionales básicos, como los sistemas de
ventas, las cuentas de clientes, la manufactura, y pueden incluir datos de
transacciones de sitios Web. El almacén de datos consolida y estandariza la
información de distintas bases de datos operacionales, de modo que se pueda
utilizar en toda la empresa para el análisis gerencial y la toma de decisiones.
Un mercado de datos es un
subconjunto de un almacén de datos, en el cual se coloca una porción con alto
grado de enfoque en los datos de la organización en una base de datos separada
para una población específica de usuarios
Herramientas para la inteligencia de negocios: análisis de datos multidimensional y minería de datos
Una vez que los datos en línea se
capturan y organizan en almacenes y mercados de datos, están disponibles para
su posterior análisis mediante el uso de las herramientas para inteligencia de
negocios. Las herramientas de inteligencia de negocios permiten a los usuarios
analizar datos para ver nuevos patrones, relaciones y perspectivas que son
útiles para guiar la toma de decisiones.
Las principales herramientas para
la inteligencia de negocios incluyen
1. El
software para consultas e informes de bases de datos.
2. Herramientas
para el análisis de datos multidimensional (procesamiento analítico en línea).
3. Herramientas
para la minería de datos.
Las bases de datos y Web
Hay varias ventajas en cuanto al
uso de Web para acceder a las bases de datos internas de una organización. En
primer lugar, el software de navegador Web es mucho más fácil de usar que las herramientas
de consulta propietarias. En segundo lugar, la interfaz Web requiere pocos o
ningún cambio en la base de datos interna. Es mucho menos costoso agregar una
interfaz Web frente a un sistema heredado que rediseñar y reconstruir el
sistema para mejorar el acceso de los usuarios.El acceso a las bases de datos
corporativas por medio de Web está creando nuevas eficiencias, oportunidades y
modelos de negocios. ThomasNet.com provee un directorio en línea actualizado de
más de 600 000 proveedores de productos industriales, como químicos, metales,
plásticos, goma y equipo automotriz. Antes conocida como Thomas Register, la
compañía solía enviar enormes catálogos en papel con esta información y ahora
la provee a los usuarios en línea a través de su sitio Web, gracias a lo cual
se ha convertido en una compañía más pequeña y eficaz
ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS DE DATOS
El establecimiento de una base de
datos es sólo el principio. Para poder asegurar que los datos para su empresa
sigan siendo precisos, confiables y estén disponibles de inmediato para
aquellos que los necesiten, necesitará políticas y procedimientos especiales
para la administración de datos.
Establecimiento de una política de información
Una política de informaciónes la
que especifica las reglas de la organización para compartir, diseminar,
adquirir, estandarizar, clasificar e inventariar la información. La política de
información establece procedimientos y rendiciones de cuentas específicos,
identifica qué usuarios y unidades organizacionales pueden compartir
información, en dónde distribuirla y quién es responsable de actualizarla y
mantenerla.
Aseguramiento de la calidad de los datos
Una base de datos y una política
de información bien diseñadas son un gran avance en cuanto a asegurar que la
empresa tenga la información que necesita.
Antes de implementar una nueva
base de datos, las organizaciones necesitan identificar y corregir sus datos
incorrectos y establecer mejores rutinas para editar los datos una vez que su
base esté en operación. Con frecuencia, el análisis de la calidad de los datos
empieza con una auditoría de calidad de los datos, la limpieza de datos.
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